Besteuerung Firmenwagen: Tipps zur 1-Prozent-Regelung & Fahrtenbuch
In vielen Berufen wird ein Firmenwagen benötigt, um die beruflichen Aufgaben erfüllen zu können. Dazu gehören beispielsweise Handwerker, die zu ihren Kunden nach Hause fahren müssen, um wichtige Reparaturen übernehmen zu können. Auch Geschäftsführer benötigen oft einen Firmenwagen, um wichtige Kunden zu treffen oder sich um unterschiedliche Standorte kümmern zu können. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der richtigen Besteuerung Ihres Firmenwagens, welche Methoden es gibt und welche Optionen sich unter bestimmten Voraussetzungen eher lohnen.
Was ist ein Firmenwagen?
Es stellt sich die Frage, ab wann ein Fahrzeug als Firmenwagen gilt. Dies gilt ausschließlich dann, wenn das Fahrzeug Teil vom Betriebsvermögen des jeweiligen Unternehmens ist. Das heißt, dass das Fahrzeug von einer selbstständigen Person, einem Freiberufler, einer Personengesellschaft, einem Gesellschafter oder einem Einzelunternehmer zu über 50 Prozent zu rein beruflichen Zwecken genutzt wird.
Die zweite Voraussetzung ist, dass eine Kapitalgesellschaft das Fahrzeug kauft. Dabei kann es sich um eine AG, UG oder GmbH handeln. Dieses Fahrzeug wird einem Angestellten oder dem Geschäftsführer zur Verfügung gestellt, um berufliche Aufgaben erfüllen zu können.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein Unternehmen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen. Sämtliche anfallende Kosten, beispielsweise für Versicherungen, Benzin oder Reparaturen, sind dann Betriebsausgaben.
Geschäftliche Nutzung eines Firmenwagens
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie einen Firmenwagen besitzen, den Sie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen. In solchen Fällen könnten sämtliche anfallenden Kosten steuerlich abgesetzt werden.
Das gehört allerdings zu den seltenen Fällen. Grundsätzlich nehmen die Finanzämter an, dass Sie einen Wagen auch privat nutzen, wenn Sie nicht vorweisen können, dass Sie einen Zweitwagen für private Zwecke zur Verfügung haben.
- Sollte es geplant sein, dass ein Fahrzeug rein beruflich genutzt wird, sollte das in der Dienstwagenregelung und im jeweiligen Arbeitsvertrag vorab festgelegt werden
- Da Sie in der Nachweispflicht stehen, sollten Sie hier unbedingt ein Fahrtenbuch führen, damit Ihnen keine private Nutzung unterstellt werden kann
Zudem muss ein solches Fahrzeug jeden Tag nach der Arbeit wieder an den Parkplätzen des Unternehmens abgestellt werden. Sie müssen vorweisen können, dass das Verbot der privaten Nutzung regelmäßig überwacht wird.
Private Nutzung eines Firmenwagens
Der häufigste Fall tritt ein, wenn Personen ein Firmenauto versteuern müssen, das sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird. Hier kann das Fahrzeug vom Finanzamt als Entnahme bei Unternehmern oder geldwerter Vorteil bei Angestellten betrachtet werden. Das heißt, dass die Kosten versteuert werden müssen.
Im Zuge dieser Regelungen stellt sich die Frage, ab wann sich ein Firmenwagen überhaupt lohnt. Die private Nutzung kann dem steuerpflichtigen Gewinn der jeweiligen Firma oder dem versteuernden Gehalt des Angestellten angerechnet werden. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Dienstwagen Besteuerung, die wir uns im Folgenden genauer ansehen wollen.
Besteuerung Firmenwagen1 Prozent Regelung vs. Fahrtenbuch
Unter bestimmten Voraussetzungen gilt die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Es handelt sich um eine pauschale Bestimmung der privaten Nutzung. Die zweite Möglichkeit bietet das Führen eines Fahrtenbuchs, das als Nachweis genutzt werden kann und die tatsächlichen zurückgelegten Strecken und den Nutzen übersichtlich darstellen soll. Wenn Sie weniger Steuern zahlen wollen, stellt sich die Frage, welche Methode sich eher lohnt.
Wie funktioniert die Steuer bei der 1-Prozent-Regelung?
Die pauschale Lösung der 1-Prozent-Regelung wird am häufigsten bei der Firmenwagenversteuerung genutzt. Doch was bedeutet ein geldwerter Vorteil für Firmenwagen? Im Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG) ist der geldwerte Vorteil geregelt. Die 1-Prozent-Regelung kann für die private Nutzung eines Fahrzeugs für jeden Monat mit 1 Prozent des Listenpreises im Inland angesetzt werden.
Diese Regelung gilt übrigens nicht nur für gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für gemietete oder geleaste Fahrzeuge. Doch was sagt die Regelung aus?
Dazu ein Beispiel:
- Fahren Sie ein Fahrzeug mit einem Wert von 80.000 Euro, ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 800 Euro pro Monat
- Diese 800 Euro müssen sie monatlich besteuern durch die Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag
- Auch Sozialversicherungsbeiträge müssen gezahlt werden
Für diese Berechnung ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung ausschlaggebend. Es handelt sich hierbei um die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich der Kosten für mögliche Sonderausstattung und inklusive der Umsatzsteuer. Wird nachträglich zusätzliche Innenausstattung verbaut, wird hierdurch der geldwerte Vorteil übrigens nicht erhöht.
Ein weiterer Satz von Reifen inklusive Felgen gehört nicht zum Listenpreis. Auch mögliche Kosten für die Zulassung und Überführung des Fahrzeugs und Kosten für ein Autotelefon werden nicht zum Listenpreis gezählt.
Wichtig ist, dass der Listenpreis auch dann gilt, wenn die Firma das jeweilige Fahrzeug gebraucht gekauft oder weniger bezahlt hat, beispielsweise aufgrund eines speziellen Angebotes. Dennoch wird 1 Prozent des Listenpreises versteuert.
Wenn Sie ein Geschäftsauto versteuern wollen, ist auch die Deckelung von Kosten erwähnenswert.
Es kann dazu kommen, dass Unternehmer einen Firmenwagen mit besonders niedrigen Kfz-Kosten fahren:
- Das kann beispielsweise eintreten, wenn das Fahrzeug bereits komplett abgeschrieben ist
- In manchen Fällen sind die tatsächlichen Kosten niedriger als der private Nutzungsanteil nach der 1-Prozent-Regelung
- In solchen Fällen kommt es zur Kostendeckelung
- Die Privatnutzung des Fahrzeugs wird in der Einkommensteuer mit den tatsächlichen Kosten bewertet
Wie funktioniert ein Fahrtenbuch bei der Besteuerung von einem Firmenwagen?
Die zweite Möglichkeit bietet eine Option für einen Firmenwagen ohne 1 Prozent Regelung. Sie können ein sogenanntes Fahrtenbuch nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG führen. Bei der Verwendung dieser Methode werden für die Dienstwagen Steuer sämtliche Kosten berücksichtigt. Hier spielt der Listenpreis demnach keine Rolle, sondern die tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive der Umsatzsteuer.
Bei der Anschaffung eines Neuwagens ist grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren auszugehen. Bei gebrauchten Fahrzeugen muss die Nutzungsdauer unter Berücksichtigung von Zustand und Alter geschätzt werden.
Gut zu wissen: Ein wichtiger Tipp bei der Steuergestaltung ist der Vorteil eines Fahrtenbuchs gegenüber der 1-Prozent-Regelung bei einem gebrauchten Fahrzeug. Bei der 1-Prozent-Regelung zählt stets der Listenpreis, auch wenn der Kauf eines gebrauchten Fahrzeugs wesentlich günstiger ist.
Führen eines Fahrtenbuchs: Was sollten Sie berücksichtigen?
Notieren Sie Folgendes:
- Abfahrtsort
- Zielort
- Datum
- Kundenname und Grund der Fahrt
- Fahrer des Fahrzeugs
- Kilometerstand bei Start und Ankunft
- Mögliche Umwege inklusive einer Begründung (beispielsweise Straßensperre wegen Umbau)
- Private oder berufliche Nutzung
Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch auf eine Art und Weise notiert wird, die später nicht mehr veränderbar ist. Ein Block beispielsweise, auf dem Seiten herausgerissen werden können, sollte nicht verwendet werden.
Stattdessen sollte ein festes Notizbuch eingesetzt werden. Es gibt spezielle Notizbücher, die für den Zweck eines Fahrtenbuchs entwickelt wurden. Diese finden Sie beispielsweise in einem Fachbuchhandel.
Eine Alternative bieten elektronische Fahrtenbücher, die auch vom Finanzamt zugelassen werden, wenn die erforderlichen Informationen vorhanden sind:
- Das bringt eine Erleichterung mit sich, da elektronische Fahrtenbücher Daten wie Datum, Abfahrtsort und Zielort automatisch erfassen können
- Damit verringert sich der Aufwand für den Fahrer
- Hier gilt die Besonderheit, dass direkt nach der Fahrt der Grund vermerkt werden muss, da die Fahrt sonst als private Fahrt gesehen wird
| Fahrzeug zu weniger als 50 Prozent beruflich genutzt | Fahrzeug zu über 50 Prozent beruflich genutzt |
| Die 1-Prozent-Regelung wird hier nicht angewendet. | In diesen Fällen kann die 1-Prozent-Regelung angewendet werden. |
| Hier sollten Sie ein Fahrtenbuch führen. Schreiben Sie die wichtigen Daten schriftlich auf oder setzen Sie ein digitales Fahrtenbuch ein, das wichtige Informationen automatisiert erfasst. | Sie haben die Wahl und können entweder ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Regelung nutzen. |
Was muss ich bei der Besteuerung von Fahrten zwischen Eigenheim und Arbeitsort beachten?
Bei Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsort gilt eine Sonderregelung, wenn Sie die 1-Prozent-Regelung nutzen wollen.
- Dürfen Sie nach Absprache Ihren Firmenwagen für solche Fahrten verwenden, erhöht sich der pauschale Wert des geldwerten Vorteils um 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer der Strecke
- Wenn eine doppelte Haushaltsführung besteht, erhöht sich die Pauschale auf 0,002 Prozent zwischen Arbeitsort und Heimatort
Hierzu gibt es auch eine Alternative, die unter bestimmten Voraussetzungen günstiger ist. Angestellte können sich für eine sogenannte Einzelbewertung entscheiden. Wenn jährlich bis zu 180 Fahrten getätigt werden, wenn Sie also weniger als an 15 Tagen pro Monat zu Ihrem Arbeitsplatz pendeln, kann diese Option günstiger sein.
Für tatsächliche Fahrten fallen hier 0,002 Prozent des Listenpreises pro Kilometer an. Es muss allerdings schriftlich belegt werden, an welchen Tagen diese Fahrten durchgeführt wurden.
Zudem gilt, dass diese Methode für das ganze Jahr angewendet werden muss, nicht nur für bestimmte Monate. Es ist auch möglich, während des laufenden Jahres auf diese Methode zu wechseln und rückwirkend in Übereinstimmung mit dieser Methode zu rechnen.
Fazit: Die richtige Besteuerung vom Firmenwagen hängt von den Voraussetzungen ab
Es gibt zahlreiche Berufe, die die Nutzung eines Firmenwagens erforderlich machen. Dabei kann ein Fahrzeug zu rein beruflichen Zwecken oder privat und beruflich genutzt werden. Wenn Sie einen Wagen rein beruflich nutzen, müssen Sie nachweisen können, dass Sie einen Zweitwagen für die private Nutzung besitzen. Ansonsten wird das Finanzamt die Privatnutzung automatisch annehmen. Führen Sie hierzu ein Fahrtenbuch.
Die 1-Prozent-Regelung besagt, dass die private Nutzung steuerlich auf 1 Prozent des Listenpreises im Inland angesetzt wird. Dieser Wert wird anschließend privat durch Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Lohnsteuer versteuert. Der Listenpreis ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt des Kaufes inklusive der Umsatzsteuer.
Eine Alternative bietet das Führen eines Fahrtenbuchs. Bei einem Gebrauchtwagen ist die Option besser geeignet, da bei der 1-Prozent-Regelung der Listenpreis auch bei gebrauchten Fahrzeugen gilt. Notieren Sie hier die wichtigen Daten, damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt. Sie können beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch mit automatischer Erfassung verwenden.
Grundsätzlich können Sie die 1-Prozent-Regelung nur verwenden, wenn das Fahrzeug zu über 50 Prozent beruflich genutzt wird. Hier haben Sie die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und einem Fahrtenbuch. Wenn Sie ein Fahrzeug zu weniger als 50 Prozent zu beruflichen Zwecken nutzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.
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FAQ – Besteuerung Firmenwagen
Wie kann ich einen Firmenwagen für ausschließlich berufliche Zwecke anerkennen lassen?
Es ist möglich, sämtliche Kosten steuerlich berücksichtigen zu lassen, wenn ein Fahrzeug ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet wird. Allerdings wird im Normalfall davon ausgegangen, dass ein Firmenwagen beruflich und privat genutzt wird, wenn Personen nicht vorweisen können, dass sie ein weiteres Fahrzeug für private Fahrten besitzen.
Hier empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Zudem sollte ein Verbot von privaten Fahrten im Arbeitsvertrag und der Dienstwagenregelung festgeschrieben sein.
Welche Möglichkeiten stehen für die Besteuerung eines Firmenwagens für den Anteil der Privatnutzung zur Verfügung?
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Regelung einsetzen. Letzteres ist dabei eine pauschale Lösung, bei der monatlich 1 Prozent des Listenpreises für die private Nutzung angesetzt wird. Alternativ können Sie ein Fahrtenbuch führen und beispielsweise zurückgelegte Kilometer, Abfahrtsort und Ankunftsort notieren.