Firmenwagen ohne 1% Regelung: Wie funktioniert das?

Die 1% Regelung ist eine weit verbreitete Methode zur Versteuerung der privaten Nutzung eines Firmenwagens in Deutschland. Ein Fahrzeug kann dann als Firmenwagen gelten, wenn es vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird und sowohl für berufliche als auch private Fahrten genutzt werden kann. Doch können Sie Ihren Firmenwagen ohne 1% Regelung auch nutzen?

Die Richtlinie der 1% Regel ist dabei eine bequeme Variante, den geldwerten Vorteil zu berechnen, der durch eine private Nutzung des Dienstfahrzeugs entsteht. Allerdings kann dieser Grundsatz auch zu einer ungerechten Kostenverteilung führen. Deshalb steht bei Arbeitnehmern zuweilen die Frage im Raum, ob eine private Nutzung vom Firmenwagen ohne die 1% Regelung möglich ist. 

Dieser Artikel dient dazu, Ihnen einen Überblick über das Reglement zu verschaffen.  Hierfür erklären wir zunächst, was es damit genau auf sich hat. Im Kern basiert die 1% Regel darauf, dass monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert wird. Ausnahmen gelten etwa für Hybrid-Autos. 

Darüber hinaus zeigen wir Vor- und Nachteile dieses Prinzips auf, denn Pauschalregelungen können ungenau und damit für den Arbeitnehmer unnötig teuer werden. Die Fahrtenbuchregelung als Alternative für wenig privat genutzte Fahrzeuge ist dafür mit deutlich mehr Aufwand verbunden, sodass eine Entscheidung sorgfältig abgewogen werden sollte.

Es ist wichtig, die spezifischen Gegebenheiten des jeweiligen Arbeitnehmers und Unternehmens zu berücksichtigen, um die beste Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils zu wählen.

Bei der Entscheidung des passenden Modells können allgemeine Informationen und Hinweise zu unterschiedlichen steuerlichen Konzepten hilfreich sein. Mit diesen behalten Sie den Durchblick und bleiben bezüglich sich ändernder Regelungen stets auf dem aktuellen Stand.

Das Grundprinzip der 1% Regelung

Die 1% Regel wurde eingeführt, um den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens durch Arbeitnehmer einfach und pauschal zu erfassen. Dies vereinfacht die Steuergestaltung auf eine praxisnahe und einfache Weise. Zugrunde liegen der Richtlinie insbesondere § 8, Absatz 2 und § 6 Absatz 1 des EStG.

Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils gibt es einige Dinge zu beachten.

Hierzu gehören zum Beispiel diese Aspekte: 

• Zunächst benötigen Sie den Bruttolistenpreis. Hierbei handelt es sich um den Preis, den ein Autohändler für das Fahrzeug inklusive der verlangt. Es handelt sich hierbei nicht um den tatsächlichen Kaufpreis, sondern um den Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs.
• Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung wird mit einem Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt. Dies bedeutet, dass unabhängig von der tatsächlichen Nutzung monatlich dieser pauschale Betrag versteuert werden muss.

Neben der privaten Nutzung wird auch der Arbeitsweg, also die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für Unternehmer und Angestellte, steuerlich berücksichtigt. Hierbei kann für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale angesetzt werden.

Dieses Vorgehen wurde in der Praxis beobachtet, wenn Sie Ihren Angestellten als Unternehmer mehrere Fahrzeuge zur KFZ-Nutzung zur Verfügung stellen. 

Wird das Fahrzeug nur teilweise für private Zwecke genutzt, beispielsweise nur an bestimmten Tagen, bleibt dennoch der volle Betrag von einem Prozent maßgeblich. Im Gegensatz dazu fällt für Firmenwagen, die ausschließlich beruflich genutzt werden und privat gar nicht zur Verfügung stehen, kein geldwerter Vorteil an.

Soll ein Fahrzeug ausschließlich dienstlich genutzt werden, wird in der Praxis empfohlen, dies klar arbeitsvertraglich zu regeln. Das Finanzamt kann jederzeit die tatsächliche Nutzung prüfen und bei Verdacht auf Steuertricks entsprechende Nachweise verlangen. 

Alternativ zu diesem Vorgehen gibt es die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses kann dazu beitragen, bei Angestellten das zu versteuernde Einkommen zu senken, welches durch die private Nutzung eines Firmenwagens prinzipiell erhöht wird. Mehr zu diesem Vorgehen erklären wir Ihnen weiter unten.

Welche Vor- und Nachteile bringt das Prinzip?

Die 1% Regelung zeichnet sich vor allem durch ihre Einfachheit aus. Arbeitnehmer müssen kein Fahrtenbuch führen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

Anstatt jede Fahrt akribisch zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung des Firmenwagens pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises berechnet. Zudem macht es die feste monatliche Berechnung macht es einfacher, die Steuerlast zu verstehen und zu handhaben.

Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist die Planungssicherheit. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil bleibt über das gesamte Jahr konstant. Das ermöglicht es sowohl Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern, die monatlichen Kosten und die steuerliche Belastung genau zu kalkulieren.

Wurde einmal eine Steueroptimierung bezüglich des Firmenwagens durchgeführt, muss diese nicht ständig neu geprüft werden, solange die anderen Faktoren gleich bleiben. 

Dies erleichtert auf Unternehmerseite auch die administrativen Prozesse, die mit der Abrechnung eines Firmenwagens verbunden sind. Denn hierbei können auch Fehler passieren. 

Gleichzeitig sind mit der Bestimmung jedoch auch Nachteile verbunden. Die Pauschalisierung kann beispielsweise zu Ungenauigkeiten und einer potenziell höheren Steuerlast führen. Da die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs nicht berücksichtigt wird, müssen Arbeitnehmer stets ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuern, auch wenn sie den Firmenwagen nur selten privat nutzen.

Handelt es sich um ein sehr teures Fahrzeug, führt dies folglich zu einer Steuererhöhung anstatt zu einer Steuervergünstigung.

Folglich kann eine Berücksichtigung der individuellen Nutzungsmuster sinnvoller sein und würde dazu beitragen, weniger Steuern zu zahlen. Geeignet hierfür könnte die Fahrtenbuchregelung sein. Diese ist zwar aufwendiger, kann jedoch je nach Nutzung zu einer gerechteren Kostenaufteilung führen. 

Beachtet werden sollte außerdem, dass für Elektro- und Hybridfahrzeuge unter bestimmten Bedingungen reduzierte Sätze anfallen. Der geldwerte Vorteil beträgt dann beispielsweise nur 0,5% Prozent des Bruttolistenpreises.

Diese Sonderregelung fördert die Nutzung umweltfreundlicher Fahrzeuge, da dadurch steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigt werden können. Die Anschaffung eines umweltfreundlichen Fahrzeugs kann sich somit ökologisch als auch ökonomisch lohnen.

Firmenwagen ohne 1% Regelung: Welche alternativen Methoden gibt es?

Wie bereits angedeutet, existieren auch andere Methoden, um den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens zu ermitteln. Eine davon ist die Fahrtenbuchregelung. Diese basiert auf einer detaillierten Dokumentation der Nutzung des Firmenwagens.

Der Arbeitnehmer muss ein lückenloses und genaues Fahrtenbuch führen, in dem er alle Fahrten genau dokumentiert. Die Aufzeichnungen müssen den Zweck der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie die zurückgelegte Strecke umfassen. 

Der geldwerte Vorteil wird dann auf Basis der tatsächlich gefahrenen Kilometer für private Fahrten berechnet. Dabei wird der prozentuale Anteil der privaten Fahrten an den Gesamtkilometern auf die Gesamtkosten des Fahrzeugs angewendet.

Die Regelung ermöglicht folglich eine exakte Berechnung der Steuerlast. Dieses Verfahren ist vor allem dann geeignet, wenn lediglich eine geringe private Nutzung vorliegt. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zeitaufwändig und erfordert Gewissenhaftigkeit.

Eine weitere Methode zur Reduzierung des geldwerten Vorteils könnte die Zahlung eines pauschalen Nutzungsentgelts durch den Arbeitnehmer an den Arbeitgeber sein. Dieses Entgelt wird dann bei der Berechnung entsprechend berücksichtigt. Die Zahlung eines festen Entgelts schafft Klarheit über die Kosten der privaten Nutzung und kann administrativ einfach zu handhaben sein. 

Machen Sie von der privaten Nutzung des Firmenwagens Gebrauch, sollte außerdem durch den Arbeitsvertrag geregelt sein, ob die individuellen Betriebskosten vom Arbeitnehmer vollständig oder teilweise übernommenen werden. Hierzu zählt zum Beispiel Benzingeld. Muss eine Kilometerpauschale gezahlt werden, ist dies ebenfalls vertraglich festzuhalten. 

Eine klare und gerechte Regelung hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer, den Firmenwagen effizient zu nutzen. Informieren Sie sich bei Unsicherheiten über die verschiedenen steuerlichen Möglichkeiten, die für Unternehmen bestehen.

Wie Sie den Durchblick behalten können

Es gibt viele steuerliche Aspekte zu beachten. Wenn sich die Nutzung des Firmenwagens oder die Rahmenbedingungen ändern, stellt die Kanzlei SUP allgemeine Informationen zu verschiedenen Konzepten bereit. Das kann beispielsweise bedeuten, von der 1% Regelung zur Fahrtenbuchmethode zu wechseln.

Um herauszufinden, welche Möglichkeiten für Privatpersonen, Einzelunternehmer oder GmbHs bestehen, erläutern wir unterschiedliche steuerliche Konzepte und deren Vor- und Nachteile. Dabei achten wir darauf, dass alle notwendigen steuerlichen Vorschriften beachtet werden.