Firmenwagen ohne 1% Regelung: Wie funktioniert das?

Firmenwagen ohne 1% Regelung
Benjamin Urbach Steuerexperte
Verfasst von Benjamin Urbach

Die 1% Regelung ist eine weit verbreitete Methode zur Versteuerung der privaten Nutzung eines Firmenwagens in Deutschland. Ein Fahrzeug gilt dann als Firmenwagen, wenn es vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird und sowohl für berufliche als auch private Fahrƒten genutzt werden kann. Doch können Sie Ihren Firmenwagen ohne 1% Regelung auch nutzen?

Die Richtlinie der 1% Regel ist dabei eine bequeme Variante, den geldwerten Vorteil zu berechnen, der durch eine private Nutzung des Dienstfahrzeugs entsteht. Allerdings kann dieser Grundsatz auch zu einer ungerechten Kostenverteilung führen. Deshalb steht bei Arbeitnehmern zuweilen die Frage im Raum, ob eine private Nutzung vom Firmenwagen ohne die 1% Regelung möglich ist. 

Dieser Artikel dient dazu, Ihnen einen Überblick über das Reglement zu verschaffen.  Hierfür erklären wir zunächst, was es damit genau auf sich hat. Im Kern basiert die 1% Regel darauf, dass monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert wird. Ausnahmen gelten etwa für Hybrid-Autos. 

Darüber hinaus zeigen wir Vor- und Nachteile dieses Prinzips auf, denn Pauschalregelungen können ungenau und damit für den Arbeitnehmer unnötig teuer werden. Die Fahrtenbuchregelung als Alternative für wenig privat genutzte Fahrzeuge ist dafür mit deutlich mehr Aufwand verbunden, sodass eine Entscheidung sorgfältig abgewogen werden sollte.

Es ist wichtig, die spezifischen Gegebenheiten des jeweiligen Arbeitnehmers und Unternehmens zu berücksichtigen, um die beste Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils zu wählen.

Bei der Entscheidung des passenden Modells kann Ihnen ein Steuerexperte mit relevanten Tipps zur Seite stehen. Mit diesen behalten Sie den Durchblick und bleiben bezüglich sich ändernder Regelungen stets auf dem aktuellen Stand.

Firmenwagen ohne 1% Regelung

Das Grundprinzip der 1% Regelung

Die 1% Regel wurde eingeführt, um den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens durch Arbeitnehmer einfach und pauschal zu erfassen. Dies vereinfacht die Steuergestaltung auf eine praxisnahe und einfache Weise. Zugrunde liegen der Richtlinie insbesondere § 8, Absatz 2 und § 6 Absatz 1 des EStG.

Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils gibt es einige Dinge zu beachten.

Hierzu gehören zum Beispiel diese Aspekte: 

  • Zunächst benötigen Sie den Bruttolistenpreis. Hierbei handelt es sich um den Preis, den ein Autohändler für das Fahrzeug inklusive der verlangt. Es handelt sich hierbei nicht um den tatsächlichen Kaufpreis, sondern um den Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs.
  • Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung wird mit einem Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt. Dies bedeutet, dass unabhängig von der tatsächlichen Nutzung monatlich dieser pauschale Betrag versteuert werden muss.

Neben der privaten Nutzung wird auch der Arbeitsweg, also die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für Unternehmer und Angestellte, steuerlich berücksichtigt. Hierbei wird für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale angesetzt.

Dieses Vorgehen sollten Sie beachten, wenn Sie Ihren Angestellten als Unternehmer mehrere Fahrzeuge zur KFZ-Nutzung zur Verfügung stellen. 

Wird das Fahrzeug nur teilweise für private Zwecke genutzt, beispielsweise nur an bestimmten Tagen, bleibt dennoch der volle Betrag von einem Prozent maßgeblich. Im Gegensatz dazu fällt für Firmenwagen, die ausschließlich beruflich genutzt werden und privat gar nicht zur Verfügung stehen, kein geldwerter Vorteil an.

Dies müssen Sie durch eine entsprechende arbeitsvertragliche Regelung sicherstellen. Das Finanzamt kann jederzeit die tatsächliche Nutzung prüfen und bei Verdacht auf Steuertricks entsprechende Nachweise verlangen. 

Alternativ zu diesem Vorgehen gibt es die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses kann dazu beitragen, bei Angestellten das zu versteuernde Einkommen zu senken, welches durch die private Nutzung eines Firmenwagens prinzipiell erhöht wird. Mehr zu diesem Vorgehen erklären wir Ihnen weiter unten.   

Welche Vor- und Nachteile bringt das Prinzip?

Die 1% Regelung zeichnet sich vor allem durch ihre Einfachheit aus. Arbeitnehmer müssen kein Fahrtenbuch führen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

Anstatt jede Fahrt akribisch zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung des Firmenwagens pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises berechnet. Zudem macht es die feste monatliche Berechnung macht es einfacher, die Steuerlast zu verstehen und zu handhaben.

Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist die Planungssicherheit. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil bleibt über das gesamte Jahr konstant. Das ermöglicht es sowohl Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern, die monatlichen Kosten und die steuerliche Belastung genau zu kalkulieren.

Wurde einmal eine Steueroptimierung bezüglich des Firmenwagens durchgeführt, muss diese nicht ständig neu geprüft werden, solange die anderen Faktoren gleich bleiben. 

Dies erleichtert auf Unternehmerseite auch die administrativen Prozesse, die mit der Abrechnung eines Firmenwagens verbunden sind. Denn hierbei können auch Fehler passieren. 

Gleichzeitig sind mit der Bestimmung jedoch auch Nachteile verbunden. Die Pauschalisierung kann beispielsweise zu Ungenauigkeiten und einer potenziell höheren Steuerlast führen. Da die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs nicht berücksichtigt wird, müssen Arbeitnehmer stets ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuern, auch wenn sie den Firmenwagen nur selten privat nutzen.

Handelt es sich um ein sehr teures Fahrzeug, führt dies folglich zu einer Steuererhöhung anstatt zu einer Steuervergünstigung.

Folglich wäre in diesem Fall eine Berücksichtigung der individuellen Nutzungsmuster sinnvoller und würde dazu beitragen, weniger Steuern zu zahlen. Geeignet hierfür ist die Fahrtenbuchregelung. Diese ist zwar aufwendiger, kann jedoch je nach Nutzung zu einer gerechteren Kostenaufteilung führen. 

Beachtet werden sollte außerdem, dass für Elektro- und Hybridfahrzeuge unter bestimmten Bedingungen reduzierte Sätze anfallen. Der geldwerte Vorteil beträgt dann beispielsweise nur 0,5% Prozent des Bruttolistenpreises.

Diese Sonderregelung fördert die Nutzung umweltfreundlicher Fahrzeuge, da sich durch das Investieren Steuern sparen lassen. Die Anschaffung eines umweltfreundlichen Fahrzeugs kann sich somit ökologisch als auch ökonomisch lohnen.

Firmenauto ohne 1% Regelung und Fahrtenbuchreglung

Firmenwagen ohne 1% Regelung: Welche alternativen Methoden gibt es?

Wie bereits angedeutet, existieren auch andere Methoden, um den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens zu ermitteln. Eine davon ist die Fahrtenbuchregelung. Diese basiert auf einer detaillierten Dokumentation der Nutzung des Firmenwagens.

Der Arbeitnehmer muss ein lückenloses und genaues Fahrtenbuch führen, in dem er alle Fahrten genau dokumentiert. Die Aufzeichnungen müssen den Zweck der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie die zurückgelegte Strecke umfassen. 

Der geldwerte Vorteil wird dann auf Basis der tatsächlich gefahrenen Kilometer für private Fahrten berechnet. Dabei wird der prozentuale Anteil der privaten Fahrten an den Gesamtkilometern auf die Gesamtkosten des Fahrzeugs angewendet.

Die Regelung ermöglicht folglich eine exakte Berechnung der Steuerlast. Dieses Verfahren ist vor allem dann geeignet, wenn lediglich eine geringe private Nutzung vorliegt. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zeitaufwändig und erfordert Gewissenhaftigkeit.

Eine weitere Methode zur Reduzierung des geldwerten Vorteils ist die Zahlung eines pauschalen Nutzungsentgelts durch den Arbeitnehmer an den Arbeitgeber. Dieses Entgelt wird dann bei der Berechnung entsprechend berücksichtigt. Die Zahlung eines festen Entgelts schafft Klarheit über die Kosten der privaten Nutzung und kann administrativ einfach zu handhaben sein. 

Machen Sie von der privaten Nutzung des Firmenwagens Gebrauch, sollte außerdem durch den Arbeitsvertrag geregelt sein, ob die individuellen Betriebskosten vom Arbeitnehmer vollständig oder teilweise übernommenen werden. Hierzu zählt zum Beispiel Benzingeld. Muss eine Kilometerpauschale gezahlt werden, ist dies ebenfalls vertraglich festzuhalten. 

Eine klare und gerechte Regelung hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer, den Firmenwagen effizient zu nutzen. Lassen Sie sich bei Unsicherheiten beraten, wie Sie mit Ihrem Unternehmen Steuern sparen können.

Ein Experte für Steuerrecht erfasst Ihre individuelle Situation und bietet Unterstützung bei der Prüfung und Optimierung der Steuererklärung. Wie dies aussehen kann, lesen Sie im nächsten Abschnitt. 

Wie Sie den Durchblick behalten

Im Steuerrecht gibt es viele Bedingungen zu beachten. Wenn sich die Nutzung des Firmenwagens oder die steuerlichen Rahmenbedingungen ändern, kann die Kanzlei SUP Unterstützung bieten und Ihnen helfen, die geeignete Steuerstrategie zu wählen. Das kann beispielsweise bedeuten, von der 1% Regelung zur Fahrtenbuchmethode zu wechseln.

Um herauszufinden, mit welcher Methode Sie als Privatperson, Einzelunternehmer oder GmbH Steuern sparen können, analysieren wir zunächst die spezifische Situation unserer Klienten. Dabei achten wir darauf, dass alle notwendigen steuerlichen Vorschriften beachtet werden.

Dies umfasst auch die Erklärung der Pflichten bei der Fahrtenbuchregelung und die Anforderungen für die Nutzung elektronischer Fahrtenbücher. Auf diese Weise wollen wir vermeiden, dass Sie unwissentlich Steuern hinterziehen.

Auf Wunsch können wir das Fahrtenbuch Ihres Unternehmens auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und die Anerkennung zu gewährleisten.

Im nächsten Schritt übernehmen wir die Vorbereitung und Einreichung der Steuererklärung. Dabei stellen wir sicher, dass alle notwendigen Angaben zum Firmenwagen korrekt erfasst sind. Zudem achten wir darauf, dass alle Fristen eingehalten werden und die Steuererklärung den geltenden steuerlichen Vorschriften entspricht.

Des Weiteren bietet Ihnen eine Steuerkanzlei diese Vorteile:

  • Vertretung gegenüber dem Finanzamt: Falls es bei Ihrer Steuererklärung zu Rückfragen kommt, unterstützen wir Sie durch Informationen und Klärungshilfen, um etwaige Unstimmigkeiten selbstständig adressieren zu können.
  • Neue Regelungen: Die Kanzlei SUP informiert Sie über gesetzliche Änderungen und unterstützt durch Bereitstellung von Informationen, die es Ihnen ermöglichen, die notwendigen Anpassungen selbst vorzunehmen. Dies beinhaltet Einblicke in neue Versteuerungsmethoden oder Änderungen in bestehenden Verfahren.
  • Persönliche Unterstützung: Bei Fragen oder Problemen rund um das geltende Steuerrecht stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Seite. Wenn Sie beispielsweise Ihren Firmenwagen ohne die 1% Regelung nutzen möchten, zeigen wir Ihnen die entsprechenden Alternativen auf und unterstützen Sie bei der Umsetzung.