Gewinn mindern als Einzelunternehmen: Praktische Tipps

Für viele Einzelunternehmer ist es eine zentrale und alltägliche Herausforderung, die Steuerlast effektiv zu senken und den Unternehmensprofit dennoch optimal zu nutzen. Das Verringern des Profits ist ein essentielles Werkzeug. Es ermöglicht Ihnen, Ihre finanziellen Ressourcen zu schonen und verbessert gleichzeitig die Liquidität Ihres Unternehmens.

Wir können die Bedeutung dieses Themas gar nicht genug betonen. Durch kluge Strategien zur Profitminderung können Sie nicht nur im Unternehmen Steuern sparen. Sie können auch viel mehr in das Wachstum und die Zukunft Ihres Betriebs investieren.

Es geht letztlich darum, smarte Entscheidungen zu treffen und dabei legale Steueroptimierungsmöglichkeiten voll auszuschöpfen. Damit können Sie letztlich mehr von Ihrem hart erarbeiteten Geld in den Händen halten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie genau das erreichen.

Was bedeutet Gewinn mindern?

Der Begriff Profitminderung ist relativ selbsterklärend. Es geht um Strategien und Maßnahmen, die den zu versteuernden Profit reduzieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Steuerlast zu senken. Sie können mehr finanzielle Mittel im Einzelunternehmen behalten und für wichtige Investitionen nutzen.

Doch was genau steckt hinter diesem Begriff und wie unterscheidet er sich von illegalen Praktiken wie der Steuerhinterziehung? Diese Fragen wollen wir im Folgenden klären.

Definition und Erklärung des Begriffs Profitminderung

Unter Profitminderung verstehen wir alle legalen Maßnahmen, die dazu dienen, den steuerpflichtigen Profit eines Unternehmens zu reduzieren. Hierbei werden verschiedene steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten genutzt. Ziel ist es, Betriebsausgaben, Abschreibungen und Investitionen zu optimieren. Am Ende des Geschäftsjahres bleibt der Profit möglichst gering.

Wichtig ist, dass diese Praktiken vollkommen legal und vom Gesetzgeber vorgesehen sind – darauf legen wir bei der Kanzlei SUP größten Wert. Sie sollten das auch tun, denn sonst führt das schnell zu Geld- oder gar Freiheitsstrafen.

Im Gegensatz zur Steueroptimierung steht nämlich die Steuerhinterziehung, die eine strafbare Handlung darstellt. Bei der Steuerhinterziehung werden Einnahmen bewusst verschwiegen oder Ausgaben gefälscht, um die Steuerlast unrechtmäßig zu senken. 

Rechtliche Grundlagen der Gewinnminderung

Die rechtlichen Grundlagen der Profitminderung sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) verankert. Besonders relevant sind dabei die Paragrafen, die sich mit Betriebsausgaben, Abschreibungen und Freibeträgen beschäftigen. Zum Beispiel regelt § 4 EStG, welche Betriebsausgaben abziehbar sind und welche nicht. 

§ 7 EStG ist für Abschreibungen von Bedeutung und legt fest, wie Wirtschaftsgüter über ihre Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden können. Der Investitionsabzugsbetrag, geregelt in § 7g EStG, erlaubt zusätzlich, zukünftige Investitionen bereits vorab steuerlich geltend zu machen. Dies kann die Steuerlast im Unternehmen senken und gleichzeitig die Liquidität verbessern. 

Praktische Tipps zur Profitminderung

Jetzt kennen Sie die Theorie – kommen wir nun zur Praxis. Eine effektive Profitminderung hängt primär von der richtigen Kombination verschiedener Strategien und Maßnahmen ab. Versuchen Sie, gesetzliche Möglichkeiten voll auszuschöpfen und dabei stets im Rahmen der Legalität zu bleiben.

Von der optimalen Nutzung von Betriebsausgaben bis zum gezielten Einsetzen von Investitionen. Von der korrekten Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben profitieren Sie nachhaltig.

Betriebsausgaben optimal nutzen

Zu den Betriebsausgaben zählen alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind und zur Erzielung von Einkünften beitragen.

Darunter fallen etwa folgende:

• Miete für Büroräume: Kosten für die Anmietung von Geschäftsräumen oder Büros.
• Gehälter und Löhne: Zahlungen an Angestellte und Mitarbeiter.
• Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen der Mitarbeiter.
• Büromaterialien: Ausgaben für Papier, Stifte, Druckerpatronen und andere Bürobedarfsartikel.
• Telefon- und Internetkosten: Kosten für geschäftliche Telefonate und Internetzugang.
• Reisekosten: Aufwendungen für Geschäftsreisen, einschließlich Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand.
• Fort- und Weiterbildungen: Kosten für Seminare, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Werbung und Marketing: Ausgaben für Werbemaßnahmen, Anzeigen, Flyer und Online-Marketing.
• Fahrzeugkosten: Betriebskosten für Firmenfahrzeuge, einschließlich Benzin, Wartung und Versicherung.
• Versicherungen: Beiträge für betriebliche Versicherungen wie Betriebshaftpflicht oder Gebäudeversicherung.
• Beratungskosten: Honorare für Steuerberater, Rechtsanwälte und Unternehmensberater.
• Miet- und Leasingraten: Zahlungen für gemietete oder geleaste Geschäftsausstattung, Maschinen oder Fahrzeuge.
• Abschreibungen: Abschreibungen auf Anlagegüter wie Maschinen, Büroeinrichtungen und Computer.
• Reparaturen und Wartung: Kosten für die Instandhaltung und Reparatur von Geschäftsausstattung und Immobilien.
• Bewirtungskosten: Aufwendungen für Geschäftsessen, teilweise abziehbar gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Abschreibungen richtig anwenden 

Mithilfe von Abschreibungen verteilen Sie die Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern über deren Nutzungsdauer. Es gibt verschiedene Arten der Abschreibung. Dazu gehört die lineare Abschreibung, bei der die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Jahre verteilt werden. Die Sonderabschreibung bietet zusätzliche Abschreibungsmöglichkeiten in den ersten Jahren.

Hier zunächst ein paar Beispiele, danach folgt die Erklärung der einzelnen Methoden:

Lineare Abschreibung

Die lineare Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts gleichmäßig über die Nutzungsdauer. Jedes Jahr wird derselbe Betrag abgeschrieben, bis die Kosten vollständig erfasst sind. 

Beispiel: Ein Computer kostet 3.000 Euro und hat eine Nutzungsdauer von 3 Jahren.

Jährliche Abschreibung: 3.000 Euro / 3 Jahre = 1.000 Euro pro Jahr.

Degressive Abschreibung

Bei der degressiven Abschreibung werden die Abschreibungsbeträge zu Beginn höher angesetzt und verringern sich im Laufe der Zeit. So können Sie in den ersten Jahren höhere Steuerentlastungen erzielen. 

Beispiel: Eine Maschine kostet 10.000 Euro und die degressive Abschreibung beträgt 25 % pro Jahr.

Jahr: 10.000 Euro * 25 % = 2.500 Euro

Jahr: (10.000 Euro – 2.500 Euro) * 25 % = 1.875 Euro

Jahr: (10.000 Euro – 2.500 Euro – 1.875 Euro) * 25 % = 1.406,25 Euro

… und so weiter, bis die Maschine vollständig abgeschrieben ist.

Leistungsabschreibung

Die Leistungsabschreibung orientiert sich an der tatsächlichen Nutzung des Wirtschaftsguts. Die Abschreibungsbeträge variieren je nach Leistung oder Nutzung. 

Beispiel: Ein Fahrzeug kostet 20.000 Euro und wird voraussichtlich 100.000 Kilometer gefahren.

Abschreibung pro Kilometer: 20.000 Euro / 100.000 Kilometer = 0,20 Euro pro Kilometer.

Bei 20.000 gefahrenen Kilometern im ersten Jahr: 20.000 Kilometer * 0,20 Euro = 4.000 Euro Abschreibung.

Weitere Abschreibungsarten

Sonderabschreibung

Sonderabschreibungen bieten zusätzliche Abschreibungsmöglichkeiten in den ersten Jahren nach der Anschaffung, oft zur Förderung bestimmter Investitionen. 

Beispiel: Ein kleines Einzelunternehmen kauft eine Maschine für 50.000 Euro und darf im ersten Jahr 20 % als Sonderabschreibung ansetzen.

Sonderabschreibung im 1. Jahr: 50.000 Euro * 20 % = 10.000 Euro

Zusätzlich zur normalen Abschreibung, zum Beispiel linear: (50.000 Euro – 10.000 Euro) / 10 Jahre = 4.000 Euro pro Jahr.

Sofortabschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Der Grenzwert für GWG liegt derzeit bei 800 Euro netto. 

Beispiel: Ein Bürostuhl kostet 300 Euro und kann sofort abgeschrieben werden.

Abschreibung im Jahr der Anschaffung: 300 Euro.

Teilwertabschreibung

Die Teilwertabschreibung wird angewendet, wenn der Wert eines Wirtschaftsguts dauerhaft sinkt. Hierbei wird der niedrigere Teilwert angesetzt. 

Beispiel: Eine Maschine kostet 15.000 Euro und hat eine Nutzungsdauer von 10 Jahren. Nach 3 Jahren sinkt ihr Wert aufgrund technischer Neuerungen auf 6.000 Euro.

Lineare Abschreibung vor Wertminderung: 15.000 Euro / 10 Jahre = 1.500 Euro pro Jahr.

Nach 3 Jahren: 3 * 1.500 Euro = 4.500 Euro abgeschrieben.

Buchwert nach 3 Jahren: 15.000 Euro – 4.500 Euro = 10.500 Euro.

Neuer Wert (Teilwert) = 6.000 Euro.

Teilwertabschreibung: 10.500 Euro – 6.000 Euro = 4.500 Euro.

Investitionen gezielt einsetzen

Ihre Einkommensteuer können Sie auch vorzeitig durch zukünftige Investitionen senken. Hier kommt der in § 7g EStG beschriebene Investitionsabzugsbetrag zum Einsatz.

Den Investitionsabzugsbetrag können Sie für alle beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nutzen. Diese sollten Sie innerhalb der nächsten drei Jahre anschaffen, herstellen oder in das Einzelunternehmen einlegen. Dazu zählen beispielsweise Fahrzeuge, Maschinen und Büroausstattungen.

Allerdings müssen Sie dafür noch einige Voraussetzungen erfüllen:

• Das Unternehmen darf eine bestimmte Größe nicht überschreiten. Bei Einzelunternehmen darf der Profit zum Beispiel nicht höher als 200.000 Euro sein.
• Die Investition muss in einem inländischen Betrieb erfolgen und das Wirtschaftsgut muss nahezu ausschließlich betrieblich genutzt werden (mindestens 90 %).

Erfüllen Sie die Voraussetzungen, können Sie bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten eines geplanten Wirtschaftsguts als Investitionsabzugsbetrag abziehen. Dieser Abzug erfolgt in dem Jahr, in dem die Rücklage gebildet wird, und nicht erst im Jahr der tatsächlichen Anschaffung.

Erfolgt die geplante Investition nicht innerhalb der Dreijahresfrist, muss der abgezogene Betrag rückgängig gemacht werden, was zu einer Nachversteuerung führt. Planen Sie deshalb gut voraus, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Private und betriebliche Ausgaben trennen

Ebenfalls von großer Bedeutung ist die klare Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben. Während betriebliche Ausgaben vollständig absetzbar sind, können private Ausgaben nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Sie sollten getrennte Konten für private und betriebliche Finanzen führen. Bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen sollten Sie ein Fahrtenbuch führen, um private und geschäftliche Fahrten richtig zu dokumentieren.

Steueroptimierung durch gezielte Maßnahmen

Neben der Profitminderung können Sie Ihre Steuerlast durch gezielte Steueroptimierungsmaßnahmen vermindern. So behalten Sie mehr von Ihren erwirtschafteten Gewinnen im Einzelunternehmen.

Durch Maßnahmen wie die Nutzung von Freibeträgen, das Absetzen von Weiterbildungskosten, betriebliche Altersvorsorge und die optimale Nutzung geldwerter Vorteile können Sie Ihre Steuerlast wirksam mindern. Gleichzeitig sichern Sie die finanzielle Stabilität und Zukunft Ihres Unternehmens. Wir zeigen Ihnen, welche Instrumente Ihnen zur Verfügung stehen.

Nutzung von Steuerfreibeträgen

Steuerfreibeträge sind Beträge, die von Ihrem zu versteuernden Einkommen abgezogen werden, bevor die Steuer berechnet wird. Durch die geschickte Nutzung dieser Freibeträge können Sie Ihren zu versteuernden Profit senken und somit weniger Steuern zahlen. Hier einige Beispiele:

Steuervorteile durch Weiterbildung und Schulungen

Wenn Sie an Seminaren, Kursen oder Workshops teilnehmen, die Ihre beruflichen Fähigkeiten erweitern oder vertiefen, können Sie die Ausgaben dafür ebenfalls als Betriebsausgaben absetzen. So können Sie sich nicht nur selbst weiterentwickeln, sondern dabei auch noch bares Geld sparen.

Steueroptimierung durch betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist eine weitere effektive Möglichkeit, um sowohl für das Alter vorzusorgen als auch Steuern zu sparen. Bei der bAV zahlen Sie einen Teil Ihres Gehalts in eine Altersvorsorge ein.

Diese Beiträge sind bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei und mindern somit Ihr zu versteuerndes Einkommen. Die Erträge aus der betrieblichen Altersvorsorge sind in der Ansparphase steuerfrei. Sie werden erst bei Auszahlung im Alter besteuert, oft zu einem niedrigeren Steuersatz.

Optimale Nutzung des geldwerten Vorteils

Geldwerte Vorteile sind zusätzliche Leistungen eines Arbeitgebers, die über das normale Gehalt hinausgehen und steuerlich begünstigt sind. Solche Leistungen sollten Sie nutzen, sobald Sie Mitarbeiter haben. Unter anderem zählen dazu folgende:

Gewinn mindern: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Fehler bei der Gewinnminderung können schnell zu geringeren Einsparungen führen – und im schlimmsten Fall eigentlich legale Methoden in illegale Steuertricks verwandeln. Damit Sie von eventuellen Problemen verschont bleiben, zeigen wir Ihnen, wie Sie solche Fehler am besten schon von Anfang an vermeiden.

Häufige Fehler und ihre Auswirkungen

Ein paar Fehler kommen uns immer wieder zu Gesicht – deshalb möchten wir Sie gleich von vornherein vor diesen warnen:

• Unvollständiges Erfassen von Betriebsausgaben: Der wohl häufigste Fehler bei der Profitminderung ist das fehlerhafte oder unvollständige Erfassen von Betriebsausgaben. Wenn wichtige Ausgaben nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden, können sie bei der Steuererklärung nicht abgezogen werden, was zu einer unnötig hohen Steuerlast führt. 
• Unsachgemäße Nutzung von Abschreibungen: Ein weiterer Fehler ist die unsachgemäße Nutzung von Abschreibungen, etwa das Nicht-Berücksichtigen der richtigen Abschreibungsmethode oder -dauer. Dies kann dazu führen, dass der steuerliche Vorteil nicht vollständig genutzt wird. 
• Falsche Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben: Auch die falsche Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben ist problematisch und kann zu Beanstandungen durch das Finanzamt und Nachzahlungen führen. Beispiel: Sie können als Einzelunternehmer zwar auch zwei Firmenwagen haben, sollten diese dann aber nicht beide als betrieblich genutzt angeben.

Vermeiden Sie diese Fettnäppchen, um auf einem guten Weg zu sein. Sie sorgen dafür, dass das Finanzamt keinen Ärger verursacht und etwa unangenehme Nachzahlungen verlangt.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern

Um Fehler bei der Profitminderung zu vermeiden, sollten Sie zunächst eine sorgfältige und vollständige Buchführung implementieren. Alle Betriebsausgaben müssen ordnungsgemäß erfasst und belegt werden.

Nutzen Sie dabei am besten digitale Tools, die Ihnen die Verwaltung und Dokumentation erleichtern. Hier sind einige Beispiele für digitale Tools, die Ihnen die Verwaltung und Dokumentation Ihrer Betriebsausgaben und Abschreibungen erleichtern können:

• DATEV
• Lexware
• sevDesk
• Debitoor
• FastBill
• Billomat
• SAP Concur

Achten Sie außerdem darauf, die korrekten Abschreibungsmethoden anzuwenden und die Nutzungsdauer der Wirtschaftsgüter richtig zu bestimmen. Trennen Sie strikt zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben und führen Sie im Zweifelsfall getrennte Konten.

Eine regelmäßige Überprüfung und Abstimmung Ihrer Buchhaltung kann ebenfalls helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Gewinn mindern Einzelunternehmen Fazit: Steuern sparen leicht gemacht

Steuern sparen will wohl jeder – und im Einzelunternehmen geht das mit ein paar legalen Steuertricks für Selbstständige überraschend einfach. Mithilfe unserer Steueroptimierung ist das Steuern sparen für Einzelunternehmer ab sofort ein Kinderspiel. Wenn Ihnen unsere Artikel nicht reichen, kontaktieren Sie uns gerne.